| Fiscaal archiveren als onderdeel migratie traject |
| Onze opdrachtgever wilde na de migratie naar een andere ERP omgeving niet het oude systeem in de lucht moeten houden. Het was onze opdracht om na het uitvoeren van de migratie van lopende transacties de historische data ERP onafhankelijk in een beheer omgeving onder te brengen. |
|
| Opstellen bedrijfsbrede archiveringsmethodologie |
| Onze opdrachtgever had diverse systemen waaronder een reeds twee jaar niet meer in gebruik zijnde ERP oplossing. Hij wilde niet alleen de ERP gegevens op een juiste manier gearchiveerd hebben, maar ook moesten de overige gegevens uit de andere systemen op dezelfde manier ondergebracht worden. Wij hebben een strategie beschreven waarbij rekening gehouden wordt met fiscale en bedrijfsspecifieke wensen en eisen. Na acceptatie van de archiveringsstrategie hebben wij de uitvoering voor onze rekening genomen. |
|
| Vervangen papieren archief door digitaal archief |
| Wij kregen de opdracht om voor een internationale handelsorganisatie een planning op te stellen voor het digitaal archiveren van gescande inkoopfacturen. Vanwege het internationale karakter met een backoffice voor verschillende landen waren de fiscale wet- en regelgeving een risicovol onderdeel van het project. Uiteindelijk hebben we een overzicht van de te realiseren kostenbesparing opgeleverd voor een alternatief dat de fiscale regels respecteerde. Na afronding van het project konden alle inkoopfacturen digitaal bewaard blijven en was het archief bij derden voor nieuwe inkoopfacturen overbodig geworden. |
|
| Projectmanagement voor inkoopfactuur scanning |
| Na het bepalen van de behoefte en keuze voor de scanningoplossing waren wij verantwoordelijk voor de implementatie. Naast het invoeren van het scannen was een onderdeel het, via een workflow goedkeuren van inkoopfacturen. Daarnaast moest een koppeling met de bestaande ERP applicatie gerealiseerd worden. Uiteindelijk is de scanningoplossing ingevoerd bij drie bedrijven met als doel het verder uitrollen van de oplossing naar andere bedrijfsonderdelen. |
|
| Pakketselectie inkoopfactuur scanningsoplossing |
| Wij kregen de opdracht om voor een internationale handelsorganisatie de kritische succesfactoren te bepalen resulterend in een blauwdruk waarin aangegeven wordt op welke manier inkoopfactuur scanning kostenbesparend zou zijn voor de organisatie. Hierbij was een belangrijk onderdeel de besparing op archiefkosten door het digitaal archiveren van inkoopfacturen. Na een pakketselectie was het onze verantwoordelijkheid om een plan op te stellen voor de implementatie van de oplossing. |
|
| Definitieve oplossing ERP archivering |
| In een multi-site omgeving moest data gearchiveerd worden naar een ERP onafhankelijke oplossing. Na het opstellen van het plan werd de applicatie op kleine onderdelen gewijzigd om volledig te voldoen aan de projecten, handelstransacties en productiegegevens. Na het afronden van dit archiveringsproject was een nieuwe investering in hardware niet meer benodigd. Na het archiveren maakte de gebruikersorganisatie 30 procent minder fouten in het systeem. Na het installeren van nieuwe service packs werd de invoering van een nieuw ERP systeem zelfs uitgesteld. |
|
| Externe archivering van fiscale data voor R&D onderneming |
| Na de migratie naar een ander ERP systeem moest een oplossing gevonden worden voor het behouden van de fiscale data uit het oude ERP systeem. Het was onze verantwoordelijkheid de historische ERP data te archiveren naar een licentievrije ERP onafhankelijke oplossing. De nieuwe oplossing kon zonder problemen meegenomen worden in het ICT beleid van het bedrijf. |
|
| Migratie van ERP oplossing en externe archivering van fiscale data |
| Na de migratie naar een ander ERP systeem moest een oplossing gevonden worden voor het behouden van de fiscale data uit het oude ERP systeem. Het was onze taak de haalbaarheid en uitvoerbaarheid van een aantal opties te onderzoeken. Na uiteindelijk de keuze gemaakt te hebben werden wij verantwoordelijk voor het fiscaal verantwoord archiveren naar een licentievrije ERP onafhankelijke oplossing. De nieuwe oplossing kon zonder problemen meegenomen worden in het ICT beleid van het bedrijf. |
|
| Definitieve oplossing ERP archivering |
| In een multi-site omgeving moest data gearchiveerd worden naar een ERP onafhankelijke oplossing. Na het opstellen van het plan werd de applicatie op kleine onderdelen gewijzigd om volledig te voldoen aan de projecten, handelstransacties en productiegegevens. Na het afronden van dit archiveringsproject was een nieuwe investering in hardware niet meer benodigd. Na het archiveren maakte de gebruikersorganisatie 30 procent minder fouten in het systeem. Na het installeren van nieuwe service packs werd de invoering van een nieuw ERP systeem zelfs uitgesteld. |
|
| Fiscaal archiveren na wijziging ERP pakket. |
| Opstellen en uitvoeren plan van aanpak met betrekking tot het archiveren van ERP gegevens met als gewenste situatie het uit productie nemen van zowel de ERP applicatie als de database. Voorwaarde voor de archiefdata is de toegankelijkheid en volledigheid, dit met betrekking tot fiscale eisen. Opstellen fiscale rapportage en vertaling naar MS Access formaat. |
|
| Opstellen archiveringsmethodologie |
| Bij de overgang naar het SAP systeem moest de oude data bewaard blijven voor fiscale redenen en vanwege te verwachten disputen met consumenten. Plan opgesteld waarin zowel de oude data gearchiveerd kan worden als ook de nieuwe SAP data. Door deze combinatie is een investering niet eenmalig. |
|
| Bepalen behoefte en selectie inkoopfactuur scanning |
| Wij kregen de opdracht om voor een internationale handelsorganisatie de kritische succesfactoren te bepalen resulterend in een blauwdruk waarin aangegeven wordt op welke manier inkoopfactuur scanning kostenbesparend zou zijn voor de organisatie. Hierbij was een belangrijk onderdeel de besparing op archiefkosten door het digitaal archiveren van inkoopfacturen. Na een pakketselectie was het onze verantwoordelijkheid om een plan op te stellen voor de implementatie van de oplossing. |
|
| Uitvoeren haalbaarheidsonderzoek |
| Bij het implementatietraject naar een nieuwe ERP applicatie moest een oplossing gevonden worden voor het |
|
| Aansturing vormgeving uiteindelijke archiveringsomgeving |
| Na de extractie van data waren wij verantwoordelijk voor het uiteindelijk realiseren van de |
|
| Bepalen aanpak extractie van data |
| Na het bepalen van de scope moest een extractie van data uitgevoerd worden vanuit een ERP oplossing die niet veel export |
|
